Автофильтр в Excel 2010. Первый день знакомства

Работа в Excel, у большинства из нас, ассоциируется с созданием таблиц. Сама по себе таблица является формой, в которую помещаются какие-то данные, или же с помощью этой формы (таблицы) представляются заинтересованным пользователям. Как правило, таблица имеет строки, столбцы, ячейки, а все они или выборочно могут, да и, в общем-то, должны иметь заголовки.

Таблица, будет действительно таблицей, если у неё будут определённые рамки или границы. Таблицы предусматривают и цветовое оформление строк или столбцов, и отдельных ячеек тоже. Самым главным условием использования таблиц является смысловая составляющая, если так можно сказать. То есть, всё то, что содержит таблица, должно иметь смысл и взаимосвязь.

Если мы не будем, например, выделять границы, ну или рамки, работая с данными или их просто как-то обрабатывая, то в этом случае мы можем называть их списками.

Имеющиеся у нас данные и не важно, в какой форме они представлены, — списком или таблицей, мы, при необходимости, можем отфильтровать (отсортировать) по каким-то нужным нам определённым признакам.

Для того чтобы функционал (режим) Автофильтр исправно выполнил свои обязанности, нам не следует оставлять пустые (незаполненные) строки, а также столбцы. При заполнении ячеек показателями или данными не нужно ставить дополнительные пробелы, потому что так красивее. Должны мы избегать вставки пустой (пустых) строк между заголовками столбцов и первой начальной строкой с данными того же столбца. Наряду с вышеперечисленными условиями, нам нужно избегать объединения ячеек, если мы собираемся воспользоваться автофильтром.

Забегая немного вперёд, хочу сказать, что в функционале Автофильтр в Excel образца 2010 года, появились дополнительные опции, такие как «Сортировка по цвету» и «Фильтр по цвету». О них мы тоже поговорим, но позже, в одну из будущих встреч.

Основная цель сегодняшнего разговора обратить внимание на существование такого функционала, как «Автофильтр», тех из нас, кто только начинает своё знакомство (работу) с Excel. Даже то немногое, что будет сказано сегодня о фильтрации, как мне кажется, хоть в малой степени, но всё же сможет помочь в работе.

Давайте выясним, как нам до этого самого автофильтра добраться.

Посмотрим на верхнее меню и, увидев пункт названный «Данные», раскроем его вкладку одним щелчком мыши:

Среди прочих разделов вкладки «Данные» имеет место быть раздел «Сортировка и фильтр», в котором и находится нужный нам функционал «Автофильтр». Значок фильтра довольно большого размера и имеет форму воронки, так что его сложно не заметить. Думать о том, что мы можем «проскочить мимо» не стоит.

При наведении курсора на значок «Воронка» или саму надпись «Фильтр» появится выделение жёлтого цвета, а также маленькое всплывающее окошко подсказки:

и нам остаётся одним щелчком левой кнопки мыши открыть, содержащиеся в нём опции. Но мы этого не сделаем, а удостоверимся в том, что курсор-рамка (выделение) находится внутри списка на одной из его ячеек. Ячейка может быть абсолютно любой. На картинке выше видно, что курсор-выделение находится вне ячеек списка. При таком неверном расположении курсора-рамки, т.е. вне списка, функционал «Автофильтр» нам сообщит окошком с предупредительной надписью:

Исправив такое положение и повторив щелчок по значку «Воронка» и надписи «Фильтр», мы, наконец, активизируем работу фильтра. Подтверждением активности фильтра послужат появившиеся в правом углу ячеек с заголовками кнопки-стрелки. Наличие на кнопках стрелок говорит нам о том, что нажатие на любую из этих кнопок раскроет перед нами операционные окошки настроек фильтрации или сортировки данных в том столбце, в котором и будет нажата нами кнопка-стрелка:

Давайте наведём курсор мыши на кнопку заголовка столбца «А»:

Как только мы навели курсор мыши на кнопку, автофильтр тут же сообщил своим всплывающим окошком, что он активен и «зорко следит» за нашими действиями, готовый выполнить фильтрацию, как только мы сделаем нужные нам настройки. Не будем же томить фильтр ожиданием, и томиться сами, а нажмём кнопку. Перед нами открылся список опций, которыми мы можем воспользоваться:

С помощью одной из самых верхних опций мы можем сортировать данные нашего списка в алфавитном порядке и наоборот. Для того чтобы желаемая сортировка произошла, нужно щёлкнуть по выбранной опции. Пусть, например, будет сортировка по алфавиту. Сделаем щелчок мышкой по этой опции:

Мы видим не только то, что названия фруктов разместились в алфавитном порядке ну и ту взаимосвязь данных, о важности которой, говорилось в самом начале, — одновременно произошла сортировка в столбцах сортов фруктов и их остатка на складе в полном соответствии названиям фруктов.

Предположим, что нам нужно сделать выборку фруктов, которые в списке (таблице) значатся как «Яблоки красные». С этой целью мы вновь жмём кнопку заголовка «Название фруктов» и обращаем внимание на нижнюю часть операционного окошка фильтра:

Лично я восхищаюсь гением людей придумавших и создавших Excel. Снятая или поставленная галочка, один щелчок и такое происходит, что диву даёшься!

Раз упомянул о галочках, к ним и перейдём. Мы видим, что в автоматическом режиме, галочки проставлены у всех фруктов, включая формулировку «Выделить всё». Для того чтобы фильтр Excel отобрал для нас только красные яблоки, нам нужно сначала одним щелчком мыши снять галочку у формулировки «Выделить всё»:

Одновременно с удалением общей галочки исчезли галочки и у всех названий фруктов. Теперь одним щелчком мыши поставим галочку в пустом квадратике «Яблоки красные», а затем нажмём кнопку «Ок»:

Давайте посмотрим на изменения, которые претерпел наш список (табличка):

Мы видим, что фильтр выполнил поставленную перед ним задачу по отбору фруктов поименованных в списке как « Яблоки красные».

На этом сделаем непродолжительную паузу и продолжим начатый разговор об автофильтре Excel в следующий раз.