Контроль ввода данных в Excel 2010
Для того чтобы обезопасить себя от ошибок (описок) при вводе каких-то показателей или данных, работая в Excel, мы с помощью самой программы имеем возможность контролировать правильность занесения этих самых показателей в ячейки.
Для приведения контроллера в действие нам необходимо задать ему определённые условия и установить необходимые параметры. Правда за всем-всем контроль установить мы не можем, но и предлагаемых условий вполне может быть достаточно.
Допустим, мы собираемся вводить показатели, содержащие некоторое количество нулей. При больших объёмах и продолжительной работе с цифрами возможность ошибки очень даже реальна. Мы живые люди и усталость глаз да и общая усталость появляется у любого человека.
Первым нашим шагом станет открытие вкладки «Данные» верхнего меню:
В этой вкладке мы направим своё внимание на раздел под названием «Работа с данными»:
Ну, а в самом разделе устремимся взором на функционал поименованный «Проверка данных»:
Давайте щелчком левой кнопки мыши по стрелочке справа от названия откроем этот функционал и посмотрим на содержащиеся в нём опции:
Нам сейчас интересна первая самая верхняя опция. Одним щелчком развернём её окно, чтобы посмотреть на содержимое:
В сущности это и есть тот самый контроллер, о котором мы повели речь в самом начале сегодняшнего разговора. Что от нас требуется, так это выбрать и зафиксировать те параметры из предлагаемых, которые и будут помогать при вводе каких-то данных (показателей). Даже можем завести текст сообщения-предупреждения.
Например, мы собираемся вводить в ячейки показатели, содержащие не менее и не более 5-ти нулей. Конечно, если количество самих показателей не более пяти, то вероятность недобрать нули или перебрать, невелика. А если количество показателей значительно больше, то после 125-го введённого показателя, в наших глазах появится мелькание нулей, резь и слезливость. Нам это нужно? Нет!
Давайте на простом примере с этими нулями проверим, как контроллер работает.
На практике работа контроллера будет выражаться появлением окошка сообщения о нарушении условий ввода, которые мы же сами и определим. Предположим, что ввод показателей будет производиться нами в ячейки столбца «В». Выделим его, щёлкнув единожды по букве «В»:
Затем откроем окошко проверки данных и начнём работу с параметрами:
В окошке «Тип данных» установим параметр «Целое число»:
В поле «Значение» выберем из списка параметр «Между»:
После того как мы выбрали этот параметр в нижней части окошка появились две строки ввода поименованные «Минимум» и «Максимум»:
Поскольку в нашем примере показатели не должны содержать менее или более пяти нулей, то в строку минимума мы собственноручно впишем параметр равный 100 000, а в строку максимума 900 000:
Нажимать кнопку «Ок» не спешим, а в верхней части окошка открываем следующую вкладку с названием «Сообщение для ввода»:
Строки этой вкладки мы заполняем произвольно, вводя любой текст, какой только захотим. Число символов заголовка ограничено, поэтому, решив написать заголовок, мы не должны делать его слишком длинным. Текст сообщения, напротив, предусматривает большое количество слов. На мой взгляд, без острой на то необходимости, строки этой вкладки можно и не заполнять. Мы можем, даже снять галочку с отображения подсказки ввода в текущую ячейку. Но если мы сочтём появление подсказки ещё до начала ввода показателей (данных) жизненно необходимой, то эта самая подсказка будет появляться одновременно с помещением курсора в ту ячейку, в которую мы собираемся вводить показатель:
В общем, с заполнением строк этой вкладки поступаем на своё усмотрение.
Давайте откроем следующую вкладку поименованную «Сообщение об ошибке»:
В этой вкладке мы также можем ввести заголовок и сам текст сообщения. На мой взгляд, заполнение одного лишь поля «Сообщение» вполне будет достаточно. При выборе одного из вариантов: Остановка, Предупреждение, Сообщение раздела «Вид» мы должны быть готовы к тому, что варианты Предупреждение и Сообщение выполнив каждый свою задачу (предупредив или же сообщив) всё же позволят осуществить ввод показателя не соответствующего условию:
А вот вариант остановки ввода не позволит продолжать ввод данных или каких-то показателей в те предварительно выделенные ячейки, пока в ячейке с данными, внесёнными с нарушением условий, не будут произведены изменения или же ввод и вовсе прекращён:
Основная наша задача при работе с контроллером заключается в правильности задаваемых условий, в основе которых лежит чёткое понимание того, что именно мы хотим проконтролировать.