Организация работы в MS Office один из шагов к повышению личной эффективности

Довольно часто на достижение желаемого мы тратим гораздо больше времени, чем на самом деле нужно.

Работая в MS Office Word или MS Office Excel хаотичное прыганье от одного пункта меню к другому в поисках нужных вкладок, а во вкладках нужных функций и действий тормозит процесс, отнимает время и способствует появлению усталости, ну, или преждевременной усталости, особенно при большом объеме работы. Если вы, также как и я хотите повысить личную эффективность, предлагаю поработать вместе. Речь пойдет об одном из элементов интерфейса, который способен учесть индивидуальные желания каждого. Он находится на самом видном месте, но очень многие его не используют. И говорю я это очень серьезно! Называется он «Панель быстрого доступа» (далее я буду называть ее ПБД). Использование ПБД с настройками под себя повысит нашу эффективность. Как правило, после активизации MS Office (например, мы купили новый компьютер с операционной системой Windows (любой)) в ПБД автоматически появляется два–три ярлычка, кликнув по которым мы получаем: доступ к файлам, новый документ, отмену последнего действия (ввода) и возврат, отмененного действия. Первоначальный вид в Word:

Первоначальный вид в Excel:

Остальные настройки, разработчики Office отдали в наши руки, подготовив базу, чтобы мы, эти самые настройки, сделали под себя без всякого труда. Смысл настроек в том, чтобы сделать быстрый доступ к тем функциям, которые часто (постоянно) нами используются. Мы можем легко сделать настройки и под определенную задачу, которую будем выполнять разово, а после ее выполнения, также легко их удалить, как ненужную в повседневной работе. Давайте представим, что наша задача сделать в Word красивые заголовки разделов в тексте документа. Текст на 50 листах, на каждом листе по три заголовка. Кроме форматирования заголовков мы должны произвести замену некоторых терминов в тексте каждого раздела и поместить в каждый раздел по одной фотографии. В конце каждого раздела, обязательно должна быть схема, наглядно отражающая содержание раздела. Итак, выполняя, поставленную перед нами задачу, мы будем задействовать функции:

• работа с Текстом

• работа с WordAr

• работа с Рисунками

• работа с SmartArt

То, что после нашей работы над документом его объем значительно увеличится, в данном случае не имеет значения. Это лишь пример и пример для другой цели — организации работы в MS Office для повышения личной эффективности. ПБД можно настроить несколькими способами. Кроме этого настройки могут быть общими и с детализацией. Приступим к общим настройкам ПБД в Word под нашу задачу. Исходим из того, что мы помним о том, что доступ к WordArt, SmartArt и работе с Рисунками осуществляется через пункт главного меню «Вставка». Устремляемся к этому пункту и обычным кликом мышки открываем его.

Прежде чем начать настройку давайте подумаем: А принципиальна ли для нас последовательность размещения инструментов на ПБД? Допустим, нет. Тогда просто разместим не задумываясь. Но, если для нас важно, чтобы какой-то инструмент был к нам ближе всех остальных, то в этом случае, мы его должны поместить на ПБД последним. Еще раз взглянем на текущее состояние ПБД.

Теперь опускаем свой взор ниже на раздел «Иллюстрации» и наводим курсор мышки на ярлычок «Рисунок» и делаем один клик правой кнопкой мышки и вот нужное нам окошко открылось:

В окошке наводим курсор мышки на действие «Добавить на панель быстрого доступа» и после того как выбранный пункт подсветится желтоватым цветом, делаем один обычный клик мышкой. Вернемся взглядом к ПБД и посмотрим, как там дела обстоят.

На ПБД прибавился ярлычок «Рисунок». Продолжаем. Проделаем такие же действия с остальными нужными для выполнения задачи функциями. ПБД, в конечном варианте должна принять следующий вид:

Давайте посмотрим на работу ПБД на практике при выполнении поставленной задачи. Возьмем, к примеру, изменение существующего формата заголовка раздела на красивый формат (у нас так в задании). По старому мы бы потянулись к вкладке главного меню «Вставка». В открывшихся разделах нашли бы раздел «Текст», а в нем активизировали вкладку «WordArt» и выбрали бы нужный красивый формат для заголовка. С ПБД нам достаточно шлепнуть кликом по ярлычку и что же мы увидим:

Мы сразу же можем выбрать красивый формат. Давайте выберем какой-нибудь. Как только мы выбрали один из понравившихся нам вариантов (кликнули по нему), перед нами открылось окошко настроек:

Вместо подсвечиваемого синим цветом «Текст надписи», мы записываем название заголовка, если нужно меняем тип и размер шрифта и шлепаем кликом мышки по кнопке «Ок». И заголовок стал красивым. Ура! А как же эффективность? Давайте отмотаем назад. Сначала мы выделим заголовок (к примеру, один из заголовков в задании называется MS Office Word) и нажмем клавиши клавиатуры Ctrl+C (копировать), а вот теперь устремимся к ПБД и кликнем по ярлычку «WordArt» и снова выберем тот, понравившийся стиль написания заголовка. В уже знакомом окошке поставим курсор перед буквой Т «Текст надписи», и нажмем клавиши Ctrl+V (вставить). Затем удалим лишнее — «Текст надписи», и в завершении опять нажмем кнопку «Ок». И снова заголовок стал красивым. А если…? Давайте так и поступим. Выделим заголовок и оставив его выделенным, обратимся к нашей ПБД, а именно к ярлычку «WordArt». В открывшемся окошке с красивыми форматами надписей сделаем свой выбор и что мы видим:

Что в окошке появился заголовок и никаких дополнительных действий более не требуется. Осталось нажать «Ок».

Возможно, что кто-то и не увидит преимуществ в использовании ПБД, а кто-то разглядит. Эффективность и успех — дело личное.

На сегодня все. Желаю вам успехов во всех делах и начинаниях! Продолжение следует…