Организация работы в MS Office один из шагов к повышению личной эффективности (3)

Прежде чем продолжить разговор о настройках ПБД (панель быстрого доступа) давайте уточним для себя, что мы понимаем под личной эффективностью.

Если говорить об эффективности применительно к бизнесу, то она представляет собой результат действий, которые позволяют зарабатывать много денег. Ну, а нашу личную эффективность следует понимать, как возможность получать больше (в т.ч. и денег) наилучшим образом используя свои способности, свой потенциал и ВРЕМЯ, одним словом, свои ресурсы. По полученному нами результату мы можем судить, насколько мы были эффективны. Слово время я выделил крупным шрифтом специально, потому что мы рассматриваем время как очень важный и ценный ресурс или актив неразрывно связанный с нашей личной эффективностью. Не хочу говорить слово «тратим». Скажу по-другому. От того куда и как мы инвестируем наше время зависит результат, который мы получим. И это касается не только работы и карьеры, а личной жизни тоже. Если мы будем продолжать делать все то, что делаем всегда, то и получать мы будем все то же самое. Вообще эффективность подталкивает нас к совершенствованию, а совершенствование порождает чувство личного удовлетворения. Мы начинаем чувствовать, что добились успеха. Лично я всегда видел в ПБД инструмент, с помощью которого я могу влиять на свою эффективность, поэтому я его использую, получая заметные результаты. Еще раз напомню, что настройки ПБД могут быть общими, более конкретными и использоваться постоянно, а могут быть и под определенную разовую задачу. Кроме этих настроек можно делать настройку под определенный документ, с которым мы работаем периодически. Это может быть ежедневный отчет или еженедельный, а вместе с ними может быть и ежемесячный, а то и ежеквартальный. Хочу сделать акцент на том, что настройки не исключают одна другую, а могут сохраняться и действовать одновременно независимо друг от друга. Если нам удобней и приятней переносить ярлычки нужных функций на ПБД, выбирая их из вкладок главного меню и если при настройке таким способом нас вдруг что-то не устроит, мы всегда можем внести изменения, вызвав уже знакомое большое техническое окно и используя его блок управления внести корректировки.

Давайте подробно рассмотрим многофункциональность ПБД. Начнем с того, что закрепим на ПБД общие функции, которые нужны нам постоянно и их присутствие «под рукой» очень нам важно. Будем исходить из того, что ПБД содержит лишь ярлычки функций, которые оказались на ней в автоматическом режиме и их количество минимально: отмену последнего действия (ввода) и возврат, отмененного действия, новый документ, доступ к файлам, т.е. текущее состояние ПБД таково:

Давайте для примера считать постоянно используемыми командами независимо от того с каким документом мы работаем, следующие:

• сохранить

• сохранить как

• предварительный просмотр

• печать

• электронная почта

Шлепнем по стрелочке справа от правого края ПБД обычным кликом и в открывшемся окошке последовательно выберем команду за командой. Начнем с команды «Сохранить».

После выбора команды это окошко настройки ПБД закроется. Для выбора следующей команды для закрепления ее на ПБД действия нужно повторить. Давайте посмотрим как изменилась ПБД:

Если мы так увлеклись закреплением команд на ПБД, выбирая их в окошке настройки, что не заметили отсутствие команды «Сохранить как», то мы можем закрепить ее пойдя другим путем. Обычным кликом шлепнем по главной кнопке Word (круглая кнопка в верхнем левом углу интерфейса) и в открывшемся окне подсветим курсором команду «Сохранить как», а затем правой кнопкой мышки вызовем окно действий, выбрав в нем пункт «Добавить на панель быстрого доступа»:

После проделанных действий посмотрим на ПБД:

Вот и появился желанный ярлычок команды «Сохранить как». Все бы хорошо, да разместился он последним, а мы то хотели, чтобы ярлычки команд «Сохранить» и «Сохранить как» были вместе, рядышком. Ну что же, самое время обратиться за помощью к большому техническому окну настроек ПБД и его блоку управления. Наведем курсор мышки на любой из пунктов главного меню или чистый фон на котором они располагаются и кликом правой кнопки мыши откроем окошко действий, в котором выберем пункт «Настройка панели быстрого доступа».

И вот перед нами открылось это самое техническое окно:

Давайте обратим внимание на те элементы, на которые указывают красные стрелки. В строке на которую указывает верхняя красная стрелка должно быть определение «Для всех документов (по умолчанию)». Опускаем наш взор ниже на окошко, в котором находятся выбранные нами ярлычки с названием команд и наводим курсор на нужную нам команду «Сохранить лист под названием…» (это наша команда «Сохранить как…»). Обычным кликом выделяем ее и одновременно с выделением становится активной кнопка движения вверх, на которую на рисунке указывает нижняя красная стрелка. Давайте нажмем на нее. И что мы видим? Мы видим, что наш ярлычок «Сохранить как…» поднялся на одну ступеньку выше. Продолжим нажимать на кнопку движения вверх до тех пор пока наш ярлычок не окажется рядом с ярлычком команды «Сохранить».

Заключительным действием будет нажатие кнопки «Ок», расположенной в нижней части большого технического окна. А теперь посмотрим на верхний левый угол интерфейса на нашу ПБД. И что же?

Ярлычок команды «Сохранить как…» именно в том месте, где мы его хотели видеть. А теперь вспомним то задание, которое уже служило нам примером в первую встречу, посвяещенную ПБД и личной эффективности. Давайте представим, что эта задача перед нами только что поставлена и мы хотим для ее выполнения сделать соответствующую настройку ПБД. Вспомним, что для работы над этой задачей мы использовали функционалы:

• работа с Текстом

• работа с WordAr

• работа с Рисунками

• работа с SmartArt

В тот первый раз мы закрепляли ярлычки этих функций на ПБД выберая их из вкладок главного меню. Давайте сегодня закрепим их на ПБД, сделав настройки в большом техническом окне. Перед тем как открыть его, определим для себя, что документ с которым мы будем работать (та самая задача) называется MS Office Word. Итак, документ перед нашими глазами. Наводим курсор на любой из заголовков главного меню и правой кнопкой мышки открываем окно действий, в котором выбираем нужный нам пункт. И вот большое окно настроек к нашим услугам. В правом внутреннем окне состояния мы видим милые сердцу ярлычки команд нужных нам всегда и независимо от того с какими мы документами в данный момент работаем. Переведем свое внимание вверх на окошко строки состояния и шлепнем обычным кликом по кнопочке со стрелочкой справа и в открывшемся диалоговом окошке выберем название нашего документа, а именно «MS Office Word» (название придуманное для примера):

Вот все и готово для закрепления команд на ПБД. В прошлом первом примере мы не закрепляли ярлычки функций работы с текстом на ПБД. Давайте сегодня это сделаем. Для примера, будем считать, что при работе с текстом нам понадобятся функции разделов «Шрифт» и «Абзац». С них и начнем. Направим наше внимание на левое внутреннее окошко и строку-окошко над ним с названием «Выбрать команды из:»

Шлепнем обычным кликом по кнопке со стрелочкой справа от него, и в открывшемся окошке с большим перечнем команд и функций выберем пункт: Вкладка «Главная».

Содержимое внутреннего окошка поменялось и приняло вид более подробного списка команд, действий и функций. Мы останавливаем свой выбор на втором сверху пункте «Абзац». Почему на втором? Потому что, для примера, мы определили, что на ПБД нам нужен раздел «Абзац» полностью. О том, что мы сделали выбор нужного пункта из двух предлагаемых, говорит появившаяся уточняющая ленточка.

Итак, нужный пункт выделен, и мы смело жмем на кнопку «Добавить», которая расположена между двумя внутренними окошками и к тому же активна. Что же изменилось? Давайте посмотрим: В список команд (функций) зафиксированных нами на ПБД добавилась еще одна с именем «Абзац». Осталось лишь нажать кнопку «Ок». Так мы и сделаем, но через несколько секунд. Я умышленно не сделал выбор названия документа, чтобы еще раз заострить ваше внимание на этом моменте, чтобы не возникало несоответствия между настройками и тем документом, к которому эти настройки относятся. Давайте еще раз посмотрим на текущее состояние настроек:

Настройки, которые мы видим неверны. В строке, на которую указывает верхняя красная стрелка должно фигурировать название документа, для которого мы делаем индивидуальную настройку, а именно «MS Office Word». Даже, если мы сейчас изменим название документа на нужный, то после подтверждения нажатием кнопки «Ок» функционал «Абзац» окажется на ПБД для всех без исключения документах. А нам этого не нужно. Поэтому прежде чем добавить функционал «Абзац» мы обязательно должны убедиться, что в вышеупомянутой строке указано именно то самое название документа, которое и должно быть. И совсем кратко повторим для запоминания: кнопка «Добавить» нажимается после того как мы убедились, что название документа соответствует. Т.е. текущее состояние настроек должно быть таким:

А вот теперь смело жмем «Ок». Нас не должно пугать и останавливать то, что ярлычки команд «Для всех документов (по умолчанию…)» исчезли. Давайте посмотрим, что стало с ПБД на интерфейсе:

Ярлычок нужного нам функционала (раздела) «Абзац» чудесным образом разместился на ПБД. Давайте кликнем по нему для своего спокойствия и посмотрим все ли в порядке:

Очень хорошо, у нас все получилось! Продолжаем, на очереди функционал «Шрифт». Делаем выбор функционала «Шрифт» и далее повторим те же действия, которые проделали с функционалом «Абзац» полностью контролируя все моменты, отмеченные красными стрелками:

Следующими на очереди оставшиеся функционалы (команды) в соответствии с нашей придуманной для примера задачей, помня, что они находятся уже во вкладке "Вставка":

• работа с WordAr

• работа с Рисунками

• работа с SmartArt

После выбора и настроек в большом техническом окне мы увидим:

Ну, а теперь пора посмотреть на ПБД интерфейса. Давайте так и сделаем.

Вот здорово, все что надо, есть на ПБД! И здесь бы проститься до следующей встречи, да очень уж хочется, чтобы постоянные команды как-то отделялись от команд под определенную задачу. Как-то все в один ряд и сливается. Я полностью согласен. Давайте попробуем подкорректировать. Открываем большое техническое окно настроек. И в левом внутреннем окошке выбираем пункт «Разделитель», а затем жмем кнопку «Добавить». И что мы видим:

Мы видим, что этот самый разделитель разместился после ярлычка электронной почты. Этот разделитель есть самый настоящий разделитель. Посмотрим на ПБД интерфейса:

Давайте сделаем паузу и продолжим в следующий раз. Успехов вам во всех начинаниях!