Сортировка и фильтрация данных по цвету в Excel 2010
Перед началом разговора о сортировке и фильтрации данных по цвету, давайте посмотрим на таблицу, служащую нам примером. Сконцентрируем своё внимание на ячейках с заголовками, но в большей степени на кнопках автофильтра в этих самых ячейках.
Смотрим мы на кнопки, смотрим, и понимаем, что кнопка автофильтра ячейки с заголовком столбца «С» значительно отличается от кнопок в ячейках-заголовках столбцов «А» и «В»:
Глядя на кнопки в ячейках, мы можем даже зрительно определить, какие команды нами были даны автофильтру.
Наличие маленькой тонкой стрелочки «вверх» или же «вниз», говорит нам о том, что была дана команда «Сортировать». Присутствие на кнопке значка «Воронка», сообщает нам о фильтрации (об отборе) данных по каким-то признакам.
Здесь возникает вопрос: А нам действительно нужно было отсортировать и ещё к тому же отфильтровать данные, или всё же что-то одно сделать?
Такое наше внимание к значкам на кнопке является дополнительным контролем процессов фильтрации и сортировки данных, ну и самих себя тоже.
А давайте, возьмём и скажем самим себе, что под сортировкой мы понимаем внутреннюю перестановку данных в таблице (списке). А под фильтрацией, — выборку определённых данных из всего их массива.
Ну, а теперь перейдём к сортировке и фильтрации данных по цвету.
Заливать цветом мы можем как шрифт, так и сами ячейки. Если нам очень нужно, то и шрифт и ячейки одновременно. Использовать цветовую гамму мы можем и для дела, то есть для сортировки и фильтрации данных, ну и просто для красоты. Всё зависит от того какие задачи мы должны решить и с какой целью мы то или другое делаем.
Давайте на примере всё той же таблички рассмотрим два подхода к окрасу ячеек и их содержимого.
Сначала мы выясним для себя местонахождения палитр цветов и те пути, которые нас к ним приведут.
Во-первых, для того, чтобы что-то происходило нам нужно ячейки выделять. Делаем мы это выделение, наводя курсор на нужную ячейку и щелкая единожды левой кнопкой мыши, ну а затем начинаем свой путь к палитрам:
На самом деле, мы рассмотрим два основных пути не только конкретно к палитрам цветов, а форматированию ячеек в целом. Вообще, форматирование ячеек предполагает не только какое-то изменение ячейки в ширину и высоту с выделением её границ как прямоугольничка, но и всяческое воздействие (редактирование, форматирование) на содержащиеся в ней данные.
Основной «пульт управления» форматированием ячеек находится во вкладке «Главная»:
Щёлкнув по стрелочке рядом со значком «Ведёрко» мы раскроем операционное окошко заливки цветом ячеек, а щёлкнув по стрелочке рядом со значком в виде буквы «А», раскроем операционное окошко окрашивания данных, которые находятся внутри выделенной (жирная чёрная рамка) ячейки. Заливать цветом мы можем сразу несколько ячеек, нужно только их выделить заранее. Если мы хотим залить цветом несколько ячеек идущих подряд (не важно, в строке или столбце), то мы должны помогать себе во время выделения удержанием клавиши Shift. Если выделяемые ячейки идут не подряд, то помогаем удержанием клавиши Ctrl. На страницах сайта о таких выделениях мы говорили много.
Давайте зальём каким-нибудь цветом выделенную ячейку «С9»:
Щёлкнем по стрелочке значка «Ведёрко» и перед нами откроется окошко с палитрой:
В этом операционном окошке с палитрой цветов, перемещая курсор-стрелку мыши по цветным квадратикам, мы и выбираем цвет заливки ячейки. В это же самое время мы смотрим на отображение цветов в выделенной ячейке:
Как только, мы определились с выбором, то щёлкнем по квадратику-цвету, и выделенная ячейка окрасится:
Так же мы действуем в случае, когда собираемся окрасить содержимое выделенной ячейки (данные). Только в этот раз щёлкаем по стрелочке рядом со значком «А»:
Всё то, о чём сейчас шла речь, мы можем сделать в операционном окошке поименованном «Формат ячеек». Для того чтобы это окошко распахнулось, предоставив нам содержащиеся в нём опции, мы должны щёлкнуть по маленькой стрелочке в нижнем правом углу раздела «Шрифт» вкладки верхнего меню «Главная»:
Вот и открылось перед нами это самое операционное (диалоговое) окошко, в котором, нажав кнопку «Шрифт» верхнего меню:
мы можем выбрать цвет для окраса содержимого ячейки и дополнительно, много чего ещё с этим содержимым (данными) поделать. Завершающим действием будет нажатие кнопки «Ок» в нижней части операционного окошка.
Для получения доступа к палитре для заливки самой ячейки, в верхнем меню окошка мы нажмём кнопку «Заливка»:
Это поле окошка несколько отличается от поля с палитрой для окраса шрифта (данных). Скольжение курсором мыши по цветным квадратикам палитры, в этом случае, не повлечёт одновременного отображение цвета в строке «Образец»:
Цвет, которым будет залита выделенная ячейка, в строке «Образец» отобразится только после щелчка мышью по цветному квадратику палитры цветов:
Подтверждением программе выбора именно этого цвета для заливки ячейки, будет нажатие кнопки «Ок»:
Итак, мы прошли одним из двух путей к палитрам цветов. И прошли мы его ради того, чтобы в скором времени осуществлять сортировку или фильтрацию, а может и то и другое вместе, с помощью автофильтра по цвету.
Может быть, нам придётся по душе второй путь к палитрам цветов, ну и другому форматированию ячеек. Рассмотрим его.
После того как мы выделили одну или несколько ячеек, давайте сразу же нажмём правую кнопку мыши. Не обязательно, но желательно, чтобы в момент нажатия курсор находился на выделенной ячейке. Такое нажатие правой кнопки мыши раскроет перед нами перечень опций и команд:
В перечне присутствуют наши «старые знакомые»: значок «Ведёрко» и значок буквы «А». Щелчок по опции «Формат ячеек» откроет для нас уже знакомое операционное окошко, о котором мы только что говорили. Ну а опции «Фильтр» и «Сортировка» в особом представлении не нуждаются. Один щелчок по одной из этих опций и мы уже даём команды фильтру по сортировке или же по фильтрации.
Какой из двух путей нам больше нравится, тем и пойдём. А если мы будем свои действия как-то комбинировать, то это вообще замечательно. Я по моему уже как-то говорил о том, что каким бы путём мы не пошли, на этом самом пути привлекательнее всего будут выглядеть наши собственные следы.
Теперь перейдём непосредственно к фильтрации и сортировки по цвету. Перед тем как мы рассмотрим эти процессы, а точнее подготовку к запуску фильтра, хочется сказать о подходах к окрасу ячеек и их содержимого (данных). Это, в сущности, и есть те мероприятия, которые в дальнейшем позволят нам воспользоваться фильтрацией по цвету и сортировкой по цвету.
Мы можем окрашивать данные в момент их ввода. В момент ввода данных можем окрашивать ячейки. Можем окрасить (залить цветом) и ячейки и только что введённые данные. Вспомним, что заливка определённым цветом ячеек ли, данных ли, в большей степени должна иметь смысл, а не просто, потому что так красивее. Так, мы можем выделить цветом некоторые данные или ячейки с целью обратить внимание пользователей этими данными. Окрас в этом случае не лишён смысла.
Давайте рассмотрим на простейшем примере работу автофильтра по цвету. Произведём сначала сортировку фруктов по названиям и сортам.
Предположим, что в конце торгового дня мы вносим в табличку остатки фруктов на складе и каждое наименование фруктов окрашиваем определённым цветом:
Формируем мы табличку себе и формируем, но вдруг раздаётся звонок товароведа, который просит нас незамедлительно прислать ему данные об остатках красных яблок. Мы отвечаем ему, что через пять минут вышлем (электронной почтой) эти данные.
Открываем вкладку «Данные» верхнего меню и, не забыв завести курсор-рамку в поле таблицы, жмём кнопку фильтр. В ячейках с заголовками появились кнопки-стрелки автофильтра:
В данном случае нам нужна кнопка-стрелка фильтра в ячейки заголовка столбца «А». Нажмём её, а затем в открывшемся окошке команд, выберем команду «Фильтр по цвету»:
Наведение курсора мыши на команду «Фильтр по цвету» открывает перед нами окошко конкретизации, в котором содержатся цветные прямоугольнички. Эти прямоугольники отображают те цвета, которыми мы окрасили названия фруктов. Яблоки красные в нашей табличке окрашены красным цветом, поэтому мы щёлкнем мышкой по красному прямоугольнику, а затем нажмём кнопку «Ок» в нижней части окошка команд:
И вот какой стала наша таблица:
Остальные данные таблички (зелёные яблоки, груши, вишня) никуда не исчезли, они просто скрыты. Отключив режим фильтрации и сортировки, нажав на активную кнопку «Воронка» (горит жёлтым цветом), все скрытые данные таблицы вновь станут видимыми:
При сортировке по цвету мы проделываем все те же действия. Отличие лишь в том, что мы выбираем команду «Сортировка по цвету»:
После такой сортировки, в таблице будут стоять первыми данные, цвет шрифта которых соответствует, выбранному нами цвету в фильтре:
Теперь рассмотрим сортировку и фильтрацию по цвету ячеек.
Сначала сбросим окрас цветом названий фруктов, для того чтобы он нас не отвлекал и не путал. С этой целью щёлкнем по квадратику верхнем левом углу рабочего поля листа на пересечении нумерации строк и заголовков столбцов:
Этим действием мы сделали выделение всего листа. Теперь обратимся к опции заливки шрифта цветом во вкладке «Главная», где одним щелчком по стрелочке раскроем окошко выбора цвета:
В этом окошке щёлкнем по варианту «Авто» и окрас шрифта будет аннулирован:
Давайте не будем «мучить» ячейки с названиями фруктов, а задействуем ячейки с числовыми показателями. В нашей таблице числа отражают количество фруктов в килограммах.
Предположим, что запас фруктов любого наименования на складе на начало нового торгового дня не должен быть меньше 10 кг. Если остатки каких-то фруктов меньше 10 кг, то ситуация считается критической. Остатки свыше 30 кг считаются в пределах нормы, а остатки более 10 кг, но менее 30 кг относятся к пограничной зоне запасов.
Пусть ячейки с критическими запасами будут красными. Ячейки пограничной зоны жёлтыми, а ячейки с показателями в пределах нормы зелёными. Зальём ячейки соответствующими цветами. Как залить ячейки цветом мы уже знаем.
Вот так выглядит наша таблица после заливки ячеек цветом:
Ну что же, активизируем фильтр, а затем нажмём кнопку в ячейке заголовка столбца «С», раскрыв окошко команд для фильтрации и сортировки, в котором выберем сортировку по красному цвету, то есть ячейки, отражающие критический запас фруктов, по результатам сортировки разместятся на первом месте:
Сделав выбор цвета, жмём кнопку «Ок», а затем смотрим на изменения в таблице:
Предположим, что нам нужно сообщить в отдел закупок о фруктах, запасы которых относятся к пограничной зоне и требуют пополнения в ближайшие два дня. Нажатием кнопки-стрелки в ячейке с заголовком столбца «С» мы вызываем окошко команд, в котором выбираем команду «Фильтр по цвету», а в появившемся окошке с перечнем цветов, которыми окрашены ячейки, жёлтый:
И вот такой стала наша таблица после фильтрации:
Нам и кнопки «Ок» нажимать не пришлось, потому что фильтр сразу же представил нам таблицу с отфильтрованными данными.
Мы можем использовать фильтр для окраса тех данных или ячеек, которые хотим выделить цветом.
Допустим нам нужно получить информацию о зелёных яблоках, их сортах и количеству (в кг) на складе. Позовём на помощь фильтр. Активизируем его. Нажмём кнопку в ячейке с заголовками фруктов и в открывшемся окошке команд поставим галочку в нужном месте, а затем нажмём кнопку «Ок»:
И вот перед нами таблица с зелёными яблоками. Ячейки с данными мы можем выделить для окраса так:
А можем и целой строкой:
Для выделения всей строки листа нам нужно щёлкнуть мышью по квадратику №2 нумерации строк листа:
А затем, удерживая левую кнопку мыши нажатой, спуститься на строку ниже (№6), и спустившись, щелчком уже правой кнопки мыши, вызвать операционное окошко, содержащее нужные опции:
После выбора нужного нам цвета, таблица будет выглядеть так:
Сделаем щелчок вне поля выделения для его же отмены, а затем отключим фильтр щелчком по значку «Воронка» во вкладке «Данные». И вот что у нас получилось:
